Avec l’arrivée du numérique et la progression technologique, l’évolution de l’univers entrepreneurial est inévitable. De ce fait, la plupart des sociétés ont dû revoir la reconstruction des systèmes d’information existants. Elles doivent notamment procéder à la saisie de leurs documents pour travailler plus facilement et suivre les tendances. Cependant, la plupart d’entre elles confient cette mission à un service de saisie de données pour bénéficier d’excellents résultats et pour une bonne organisation. Quels seraient donc les avantages de l’externalisation ? Quels types de tâches déléguer ?
Les principaux avantages de l’externalisation de la saisie de données
L’univers entrepreneurial évolue de plus en plus. La concurrence est rude. Chaque marque doit s’imposer dans leur domaine d’activité. Pour cela, chaque entreprise doit se concentrer davantage sur la recherche de stratégies efficaces pour booster son image et attirer plus de clients. De ce fait, il lui manque du temps pour entreprendre en même temps d’autres tâches chronophages.
Pour y remédier, elle doit se tourner vers un service de saisie de données externe pour effectuer la saisie de ses nombreux documents. D’autant plus que cette solution offre différents avantages. Une structure spécialisée a sous sa responsabilité une équipe compétente et disponible en permanence. Ce prestataire emploie souvent des opérateurs de saisie professionnels. Il est donc possible de lui confier tous types de documents.
Dans cette optique, leur efficacité se voit dans le traitement de ceux-ci. Ils ont la capacité de retranscrire les données même sous forme de brouillon sur papier ou sur d’autres supports. Même les phrases incompréhensibles seront revues et reproduites pour qu’elles soient compréhensibles. L’objectif est surtout de présenter des fichiers propres et utilisables dans l’immédiat. Dans tous les cas, les missions seront effectuées dans le respect du cahier des charges de la société cliente.
D’autres bénéfices de collaborer avec un prestataire
Les services de saisie de données engagent souvent des professionnels polyvalents dans la réalisation des missions. C’est d’ailleurs leur force puisqu’ils sont en mesure de rendre les données traitées dans les plus brefs délais. Généralement, les opérateurs de saisie disposent de connaissances approfondies en dactylographie, sténographie, numérisation, sténotypie… De plus, ils maîtrisent parfaitement les outils bureautiques.
Le gain de temps n’est plus nouveau dans le domaine de l’externalisation. Cette dernière permet aux donneurs d’ordres de consacrer leur temps à améliorer leurs ventes. Il s’agit d’ailleurs de l’une de leurs activités prioritaires. Les collaborateurs seront plus concentrés à être productifs dans la quête de nouveaux clients, dans la production… Le gain d’argent peut aussi être au rendez-vous surtout en externalisant vers des pays en voie de développement. Les tarifs y sont moins chers qu’en Europe.
Les tâches proposées par les prestataires en saisie de données
La saisie de données est une tâche très large. Les prestations peuvent donc être variées. Mais tout dépend en effet des besoins des sociétés clientes. D’autant plus qu’il existe différents types de documents.
Il est donc possible de confier à un service de saisie de données le traitement de documents comptables tels que les factures, les bons de livraison, les devis… Pour les sites e-commerces, il arrive de faire la saisie de fiches produit directement sur leur back-office. On retrouve également la saisie des leads dans un logiciel CRM, des rapports de réunions ou de conférences, des bases de données pour le mailing, des notes de frais…
En plus de ces éléments, certains prestataires peuvent même réaliser la transcription vidéo ou audio des réunions ou conférences. D’autres sont en mesure de mettre à jour des archives. C’est notamment le cas de la conversion des vieux ouvrages en version XML ou SGML. Suivant les consignes et le cahier des charges, le travail est rendu sans faute et utilisable dans l’immédiat.
