L’engouement autour de la signature électronique suite à la pandémie du Covid-19 n’est pas vraiment une surprise. Avant cette période particulièrement délicate, beaucoup d’entreprises ont déjà basculé sur la numérisation de leur activité. Aujourd’hui, la dématérialisation des documents et des échanges est devenue plus que jamais au centre des problématiques des entreprises. En fait, envoyer un document au signataire, l’imprimer, le signer, le scanner puis le renvoyer peut prendre un temps fou. Heureusement, comme toutes les solutions électroniques, la signature électronique offre plusieurs avantages. Cet article va justement vous parler des bénéfices que vous pouvez obtenir en choisissant la signature électronique.
Simplifie le processus de signatures des documents
L’utilisation de la signature électronique permet de gagner un temps précieux, notamment dans le processus de signature des documents. C’est un avantage considérable par rapport à la signature manuscrite. Avec cette dernière, vous devez suivre de nombreuses étapes avant de recevoir les documents signés. La dématérialisation de signatures vous aide à signer des documents en quelques clics, avec un processus facile et simple à utiliser. D’ailleurs, vous pouvez le faire n’importe où et à tout moment via votre téléphone ou votre tablette. En plus, cette solution peut être très utile pour les commerçants ainsi que les employeurs qui emploient de nombreux contrat aidé .Par ailleurs, elle donne l’occasion de réduire le processus de transmission de documents en interne, mais aussi en externe. Elle assure une meilleure traçabilité et une meilleure suivie des transactions. En outre, vous pouvez dire au revoir à l’entassement de documents, aux corvées liées au rangement et à l’archivage dans un carton ou autres.
Garantie la sécurité des données et des informations transmises
Pour faire signer un document de manière traditionnelle, il doit circuler entre plusieurs mains, entre plusieurs services, et même entre plusieurs entreprises. Le risque que ce document s’égare ou arrive entre de mauvaises mains est très élevé. Mais ces risques sont grandement réduits avec la signature électronique, car la circulation du document est très limitée. Les dossiers sont directement envoyés à la personne censée les signer. Le niveau de sécurité varie selon les logiciels et les outils utilisés, mais ils ont tous un système de clés de chiffrement. De plus, ils disposent aussi d’un processus d’identification complet et efficace. Cela garantit à la fois l’authenticité de la signature et l’intégrité du document. En utilisant cette solution, il est pratiquement impossible de modifier la signature et de falsifier le document qui lui est associé.
Permet de réaliser des économies
Opter pour la dématérialisation de signatures est aussi un excellent moyen de faire des économies. Les coûts d’impression, d’expédition et de traitement sont grandement réduits, ce qui est non-négligeable.
De manière générale, cela aide à réduire les coûts administratifs, libère les collaborateurs des tâches usantes et répétitives. Ils peuvent se consacrer à des tâches plus essentielles pour améliorer la productivité de l’entreprise . Cela permet aussi de diminuer le coût d’achat de boîtes de stockage et d’optimiser l’espace disponible dans les locaux. En outre, le fait de recourir à une solution de signature électronique permet d’avoir un impact très positif sur l’environnement. En plus de limiter les déplacements relatifs à la signature de documents, cette solution aide aussi à diminuer drastiquement l’utilisation du papier.
