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En France, toute entreprise est dans l’obligation d’archiver les documents professionnels. Au sein d’une entreprise, on trouve de nombreux documents archivés tels que les contrats, les documents liés à la création de l’entreprise, les documents d’assurance, les papiers liés à la fiscalité, etc. Si quelques-uns de ces papiers peuvent être conservés à vie, il y en a qui ont des durées de vie déterminées.

Les papiers à durée de vie variable

 

Au sein d’une entreprise, il existe des documents qui ont une durée de vie variable. On peut citer dans ce cas, les cartes de mutuelles et les demandes de remboursement dont les durées diffèrent en fonction des entreprises. En outre, il y a le certificat de cession du véhicule d’entreprise dont la durée de vie est dépendante de la durée de conservation dudit véhicule. On peut aussi citer les différentes factures par exemple celles des achats, de réparation et de maintenance des véhicules de l’entreprise. En outre, il y a aussi le courrier de révision de loyer qui peut être détruit un an après la durée de location. Aussi, existe-t-il les contrats de location de logement, les quittances de loyer dont la durée d’existence en archivage est celle de la durée de la location, plus 3 ans.

Lire aussi : Délai ou durée légale de conservation des documents d’entreprise

Les dossiers à garder entre 2 et 3 ans

 

Le reçu pour solde de tout compte doit être gardé pour 6 mois et peut être ensuite détruit lorsqu’il y a eu la signature du solde de tout compte. Ensuite, il y a des documents à conserver seulement sur une durée d’un an. Parmi eux, on a les chèques à encaisser dont la durée de vie est d’un an et 8 jours. Ensuite, il y a les ordonnances pour les lunettes, les certificats de ramonage, les factures téléphoniques qui peuvent être détruites après un. En outre, il est possible de détruire les documents liés à la comptabilisation des horaires de salarié pour les particuliers employeurs.

En plus, il y a certains documents qui ont une durée de vie de 2 ans et ensuite peuvent être détruits. On peut citer parmi eux, les échéances APL, les factures relatives aux petits travaux en entreprise. Il y a aussi les contrats de prêts de biens immobiliers et les justificatifs du paiement des échéances qui peuvent être détruits après deux ans. En outre, il y a les contrats d’assurance, les avis d’échéance, les quittances, les courriers de résiliation, les preuves de remboursement d’assurances maladies et autres qui peuvent être détruites après deux ans.

Les papiers à conserver entre 3 et 10 ans

Les papiers professionnels à garder uniquement sur 3 ans sont les suivants : les déclarations de revenus, les avis d’imposition sur le revenu, les justificatifs utilisés. Ensuite, il y a les notes de frais, les PV pour amendes forfaitaires, les échéances d’allocations chômage et les documents qui concernent les charges sociales lorsqu’il s’agit d’un particulier employeur.

Peuvent être détruits après 5 ans, les différentes factures comme celles de l’eau, du gaz, de l’électricité. Les relevés de compte et les talons de chèque peuvent être aussi détruits après 5 ans. Ensuite, les avis de versement des allocations familiales ont aussi une durée de vie de 5 ans. Pour les particuliers employeurs, ils ont la possibilité de détruire les bulletins de paie, les déclarations de sinistres au travail des employés, etc.

Les documents à détruire après 10 ans d’existence sont les assurances dommages-corporels, les factures liées aux travaux de gros œuvre et les assurances-vie.

Les papiers à garder jusqu’à 30 ans et à garder à vie

Avant de parler des documents qui ne peuvent pas être détruits, il existe une catégorie de papiers administratifs dont la durée d’existence dépend de certains paramètres. Par exemple, il est possible de garder l’attestation Pôle emploi jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage. Après quoi, elle peut être détruite. En outre, il est possible de garder certains documents jusqu’à la liquidation de retraite avant de les détruire. On peut citer dans cette catégorie, les preuves des versements des indemnités quotidiennes dans le cadre d’un arrêt maladie, les preuves d’invalidité d’un enfant, les bulletins et certificats de travail.

À cause de leur importance dans la vie de l’entreprise, certains documents doivent être conservés à vie. Entre autres, on peut citer les actes de reconnaissance d’un enfant, le jugement de divorce, les actes d’État civil, les diplômes, les titres de propriété de logement, les livrets militaires, les attestations de services accomplis, les livrets de famille, etc.

Somme toute, il est important de savoir qu’il existe toutes sortes de documents avec des durées de vie différentes. Pour en savoir plus sur le sujet, il est important de faire recours aux textes ou de faire appel à un spécialiste pour des conseils et un accompagnement dans l’archivage des documents et de leurs destructions sécurisées au moment convenable. Notez bien que le manque de respect concernant la loi régissant l’archivage est passible d’amende.

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