Il est impératif pour l’employeur de réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) lors d’un recrutement. C’est une formalité obligatoire qui permet d’informer l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF) ou la mutualité sociale agricole (MSA) qu’un salarié est recruté. La réalisation de la DPAE se fait au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard la veille de l’embauche.
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La DPAE en remplacement de la DUE
Pour l’embauche d’un salarié qui relève du régime général de la sécurité sociale, il est nécessaire de passer par la DPAE. Cette déclaration vient remplacer la DUE (Déclaration Unique d’Embauche). Cela permet ainsi de faciliter et de simplifier les modalités liées à l’embauche. La DPAE est obligatoire et favorise le regroupement des formalités liées à la DUE. Cette déclaration permet la réalisation en une seule fois des 6 formalités en rapport avec l’embauche. Et à cet effet, l’entreprise s’adresse à un seul interlocuteur, l’URSSAF en l’occurrence.
Mentions obligatoires de la DPAE
Dans le cadre de l’élaboration de la DPAE, il est obligatoire de faire apparaitre certaines mentions. Il s’agit des éléments suivants :
· La dénomination sociale de l’entreprise ou le nom et prénom de l’employeur. Aussi, il est nécessaire qu’apparaissent le code APE, l’adresse de l’employeur ainsi que le numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements. Sachez également que si l’employeur relève du régime général de sécurité sociale, il doit indiquer le service de santé du travail auquel il dépend.
· Le nom, les prénoms, le sexe, la date et lieu de naissance du salarié et son numéro national d’identification au cas où il serait déjà immatriculé à la Sécurité sociale.
· La date et l’heure d’embauche.
· La nature, la durée du contrat, de même que la durée de la période d’essai éventuel concernant les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale va au-delà de 6 mois.
Qui doit faire la DPAE ?
Il est bon de savoir que la DPAE est obligatoire pour tous les employeurs. Dès l’instant où vous êtes employeur et que vous faites des recrutements, vous devez donc établir la DPAE, quels que soient la forme juridique de votre entreprise, votre secteur d’activité, votre taille et la durée du contrat de votre salarié.
S’il s’agit d’une entreprise de travail temporaire, l’assujettissement à la DPAE s’impose pour le personnel permanent. Par contre, concernant le personnel intérimaire, aucune disposition n’oblige l’entreprise utilisatrice à faire la DPAE. Une déclaration doit être réalisée à chaque mission, lors de la prévision d’embauche du salarié.
Notez que les associations peuvent être aussi soumises à la DPAE. Toutefois pour cette déclaration, des dispositions particulières sont prévues pour les entreprises de travail temporaire, les départements d’outre-mer et les assistantes maternelles.
Saisie de la DPAE et envoi
La saisie de la DPAE peut se faire en ligne. Pour cela, il faut se rendre sur le site de l’URSSAF ou sur net-entreprise.fr. Ensuite, la transmission de la DPAE se fait par voie électronique ou à partir d’un formulaire papier bien rempli et adressé à l’URSSAF par fax ou par LRAC.
Notez bien que si un employeur effectue plus de 50 DPAE chaque année, celui-ci est obligé de réaliser ses DPAE par voie dématérialisée à l’URSSAF.
En ce qui concerne la transmission de la DPAE par formulaire papier, sachez que cela est possible pour les 6 formalités liées à l’embauche suivantes :
· Immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale, au moment de l’embauche du premier salarié
· Immatriculation du salarié embauché à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM)
· Rattachement de l’employeur au régime d’assurance chômage, Pôle emploi
· Demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’embauche, service de santé au travail
· Demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail
· Pré-établissement de liste des salariés embauchés pour établir la Déclaration annuelle des Données sociales (DADS)
Il est bon de savoir que l’URSSAF fait parvenir à l’employeur un accusé de réception dans les 5 jours qui suivent la réception de la DPAE. Cet accusé de réception a un volet détachable. Celui-ci est remis au salarié dès sa réception. Notez également que la déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont réalisé 50 DPAE durant l’année civile précédente.
