Numériser fidèlement un document papier c’est reproduire électroniquement à l’identique ledit document, aussi bien au niveau de la forme que du fond. Le but est d’obtenir une copie fiable de celui-ci et ainsi lui donner une valeur probante. Il est nécessaire de passer par plusieurs étapes pour faire une numérisation fidèle, une démarche qui a d’importants enjeux.
Les principales étapes de la numérisation fidèle
Le respect de plusieurs étapes s’impose pour faire de la numérisation fidèle. Le recours aux services d’un opérateur qualifié est nécessaire pour conduire le processus.
La première étape est la qualification de la chaîne de numérisation. L’opérateur choisi s’emploie à faire des tests afin de mesurer le seuil à partir duquel il notera une dégradation de la fidélité de la copie. Il pourra ainsi adapter les paramètres de la chaîne de numérisation en fonction des types de documents. Cette phase est réalisée par l’opérateur lors de chaque nouvelle prestation de numérisation fidèle.
La deuxième étape concerne la rédaction de la convention de numérisation. Celle-ci est établie entre l’opérateur de la numérisation et le donneur d’ordre. La convention de numérisation met en avant les caractéristiques de la prestation, clarifie les responsabilités et donne des explications sur le processus mis en œuvre. Elle est considérée comme un élément de preuve en cas de contestation de la fidélité de la copie numérisée. Il est bon de vous informer des caractéristiques d’une copie fidèle afin de veiller à ce que tout se déroule convenablement.
La troisième étape est relative à la qualification des documents à numériser. Cette phase a pour objectif la numérisation d’un échantillon de documents. Après, il revient au donneur d’ordre de réaliser un contrôle visuel, en procédant page par page. Ce contrôle se fait entre les originaux papiers et les copies numériques fidèles. Lorsque la conformité est statuée, on établit un procès-verbal de conformité afin de permettre le lancement de la production.
La quatrième étape est celle de la production des livrables. Après la numérisation des documents, l’opérateur appose une empreinte numérique qui est associée à un horodatage afin de sceller la production. La prestation terminée, le prestataire remet une attestation de numérisation comportant la liste des livrables ainsi que les journaux de traitement.
Notez qu’il est nécessaire de se doter d’un SAE (Système d’archivage électronique) pour la conservation des copies numériques fidèles.
Quels sont les enjeux de la numérisation fidèle ?
Il est recommandé aux entreprises d’accorder de l’importance à la numérisation fidèle, car les enjeux de cette démarche sont nombreux. Cette pratique garantit notamment la double sauvegarde des documents et permet de réduire l’utilisation du papier.
Après avoir numérisé fidèlement vos documents, veillez à conserver les originaux papiers des dossiers les plus importants, tels que les documents RH et les certificats. Si une cyberattaque était perpétrée, vous pourriez rétablir l’activité de votre entreprise en utilisant les documents papier conservés. Aussi, à l’inverse, la sauvegarde numérique vous permet d’avoir à disposition vos documents importants après la destruction de vos dossiers papier à la suite d’un sinistre.
La mise en pratique de la numérisation fidèle des courriers entrants est aussi une opération qui garantit la durée de conservation des données personnelles imposées par le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Sachez que ce règlement impose le respect d’une durée de conservation des données personnelles de 36 mois. Et chaque année, il est nécessaire de rechercher les documents à détruire dans vos archives afin d’être en conformité. La numérisation fidèle vous donne la possibilité de réaliser un classement des copies fiables en tenant compte de leur typologie et en y ajoutant un tag de destruction. Cette façon de faire garantit la suppression automatique des documents à détruire une fois que la date de leur conservation est expirée.
Un autre enjeu non moins important de la numérisation fidèle est le fait qu’elle favorise le travail à distance. En effet, en effectuant la dématérialisation des courriers entrants, vous pouvez répondre aux besoins du télétravail. Après avoir numérisé fidèlement vos documents, vous aurez accès à l’intégralité de votre courrier à partir d’un point unique. Vos collaborateurs pourront ainsi le traiter à distance, quelle que soit leur position. Cela vous permettra de gagner du temps dans la réalisation de certaines tâches. Vous pourrez répondre avec plus de rapidité et d’efficacité aux sollicitations de vos partenaires et clients qui seront évidemment très heureux de collaborer avec vous.
