Une copie fidèle est un document dont la numérisation est faite en fonction de son niveau de fiabilité. Elle peut être utilisée comme une preuve numérique en cas de contentieux. La copie fidèle est la première étape pour obtenir une copie fiable. La fiabilité d’une copie est définie comme étant un document numérique dont l’intégrité est garantie dans le temps.  Celui-ci est ainsi destiné à être conservé à partir d’un système d’archivage électronique normé. Comprenez donc qu’on passe par la copie fidèle pour aboutir à la copie fiable.

Règles à respecter pour assurer la fidélité d’un document

Le respect de certaines règles est obligatoire pour qu’on considère une copie comme fidèle. Il s’agit de règles en lien avec la réplique des données originales ainsi qu’à la spécification du contexte de numérisation. Des textes de loi ont été adoptés pour fixer les conditions de la fidélité d’une copie.

Dans votre quête d’informations sur la réalisation d’une copie fidèle, sachez que le décret d’application du 5 décembre 2016 de l’article 1379 du Code civil indique qu’une telle copie doit être la reproduction à l’identique du contenu du document papier. Aussi, il est impératif qu’elle précise sa date de création ainsi que son auteur. En outre, il est obligatoire que la copie numérique dispose d’une empreinte électronique permettant la détection de toute modification de son contenu.

Notez également que la copie fidèle doit être horodatée. Cela veut dire que c’est une obligation qu’elle précise la date et l’heure de création du document numérisé. En plus, l’utilisation d’une signature électronique qualifiée ainsi qu’un cachet électronique permet l’identification formelle de l’auteur et donne la possibilité de sceller le document.

Si vous avez à cœur d’avoir la certitude de remplir le cahier des charges de la copie fidèle, référez-vous à la norme NF Z42-026. Celle-ci décrit les exigences légales à considérer pour numériser et archiver des documents papier et éclaire aussi sur les contrôles de suivi à mettre en place par la suite.

Exigences à respecter pour la fiabilité d’un document

Sachez qu’en ce qui concerne le respect des données du document original et son contexte de numérisation, les normes à respecter par la copie fiable sont similaires à celles de la copie fidèle. Une copie fidèle devient une copie numérique fiable quand elle est sauvegardée dans un SAE (Système d’archivage électronique), ce qui permet d’éviter son altération dans la durée. Le but est d’avoir l’assurance de l’authenticité des documents, ce que l’horodatage et le scellement garantissent. Aussi, l’intégrité des documents doit être assurée, de même que l’intelligibilité, c’est-à-dire leur lisibilité dans le temps, à travers des formats adaptés comme le PDF.

Normes relatives à la copie fidèle et à la copie fiable

Comme vous le voyez par ce qui précède, la copie fidèle et la copie fiable sont liées. La première est le pont qui permet de trouver la deuxième. Les deux sont tellement liées qu’elles sont réglementées par les mêmes normes. Si vous prenez le temps de les connaitre et de suivre leurs dispositions, c’est que vous accordez de l’importance aux exigences de l’article 1379 du Code civil, qui a été cité plus haut, et son décret d’application. Deux principales normes sont mises en avant par cet article. La première est la norme Z42-026 qui fait la description du processus de dématérialisation et d’archivage. Quant à la deuxième, il s’agit de la norme Z42-013 qui lève le voile sur les processus d’archivage, de consultation, de réversibilité et de destruction dans un SAE.

En plus des normes, il existe plusieurs certifications dont la prise en compte est nécessaire. Le problème est que celles-ci augmentent la complexité du sujet. De nombreuses entreprises ont fait savoir que ces certifications font qu’elles ont parfois du mal à se retrouver entre la copie fidèle, la copie fiable, le processus de dématérialisation et l’archivage. Pour éviter toute confusion, il est préférable de confier la numérisation de vos documents à un prestataire spécialisé. Ce dernier se chargera de transformer vos documents papier en version numérique, en veillant à ce qu’ils soient d’abord des copies fidèles et ensuite des copies fiables. En outre, le prestataire vous accompagnera dans votre projet de numérisation, et plus globalement de dématérialisation en vous proposant des solutions adaptées à vos besoins et à votre budget. Il pensera surtout au volet archivage et vous guidera vers une solution qui respecte les normes.

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