Le séminaire est un événement corporate important. En effet, il rassemble des participants tous azimuts que vous devez accueillir comme il se doit. De ce fait, l’organisation d’un tel événement n’est pas une affaire facile et requiert une préparation optimale. Pour un séminaire réussi, voici quelques conseils précieux qui vous seront utiles.
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Avoir des objectifs bien clairs
Comme dans le cadre de tout projet, il est important d’avoir des objectifs précis et clairs lors d’une organisation d’un séminaire réussie. La définition des objectifs vous permettra ensuite de décider qui seront les différents intervenants et participants à convier durant votre eventcorporate. Ainsi, notez par exemple que votre séminaire peut être axé sur un caractère informatif ou formel dans le type d’un brainstorming ou d’une formation.
Par ailleurs, vous pouvez organiser des séminaires de motivation qui se montreront un peu plus ludiques. Ces derniers types de réunions permettent de renforcer la cohésion et d’optimiser la motivation des équipes.
Identifier les participants du séminaire
Comme mentionné précédemment, après la définition de vos objectifs, vous allez pouvoir identifier qui sont les principaux participants/cibles de votre événement. Il peut s’agir des collaborateurs en interne ou des clients et partenaires. Dans tous les cas, pour un séminaire réussi, accordez votre attention sur le profil de chaque participant.
Cela vous permettra par la suite de mettre au point quel type de programme et d’animations proposées durant la journée. Ce sont tout autant de manières d’instaurer une belle dynamique de groupe lors de votre séminaire b2b.
Déterminer le type de séminaire
Un séminaire d’entreprise peut prendre différentes formes. Par exemple, il peut s’agir d’une réunion de travail d’une demi-journée ou d’une journée, d’un séjour d’entreprise le temps d’un week-end ou bien de plusieurs jours ou encore d’un dîner. Afin de connaître quel type de séminaire organiser, basez-vous sur vos principaux objectifs et sur le profil des participants de votre event.
Définir un budget pour le projet
Le budget alloué à votre séminaire représente une clé de voûte pour mener à bien le reste de l’organisation. En effet, les différents choix d’organisation qui vont suivre vont dépendre du budget que vous aurez décidé en amont. Vous vous doutez bien qu’un séminaire d’une journée ne coûterait pas le même qu’un séminaire d’une semaine.
Ou bien, un séminaire avec quelques collaborateurs ne sera pas le même qu’un grand événement où vous invitez tous vos partenaires et clients potentiels. Pour estimer le budget à dédier à votre projet événementiel, analysez les possibilités financières de l’entreprise en fonction des autres projets en cours.
Choisir un lieu original
Pour un séminaire réussi, vous devez procéder à un choix de lieux stratégiques. Ceci, pour optimiser le travail et mettre les participants à l’aise. Dans ce sens, que diriez-vous de louer une salle de réunion dans un hôtel étoilé ou une salle de réception de prestige ? Autrement, vous pouvez tourner votre dévolu vers des lieux atypiques comme un lieu en plein air, un établissement au bord de la mer ou le rooftop d’un grand immeuble.
Choisir des dates stratégiques
Que serait votre séminaire d’entreprise si vous n’arrivez pas à rassembler le nombre de participants voulus ? De ce fait, si vous souhaitez accueillir un maximum de monde lors de l’événement, choisissez des dates propices. Autrement dit, calez les dates où vous êtes sûr que la plupart des personnes seront disponibles.
Il peut s’agir de la veille de week-end, d’une date hors week-end (lundi et mardi sont les plus adaptés) ou des dates avant les vacances scolaires. Pensez à communiquer les dates à l’avance afin que chaque participant puisse se libérer le jour J.
Préparer une logistique en béton
Pour une organisation réussie de séminaire, vous devez avoir une logistique solide. Cette dernière inclut le transport et l’hébergement de tout le monde ainsi que la restauration. Ces trois points doivent être peaufinés avec minutie pour le bon déroulement de votre événement B2B.
Mettre au point un programme dynamique
Si le séminaire reste à la base un événement formel et sérieux, ce n’est pas pour autant que vous ne pouvez pas intégrer des activités funs lors de l’event. C’est une option qui permet d’ailleurs de dynamiser l’événement et le rendre encore plus intéressant auprès des participants et des cibles.
Par exemple, vous pouvez proposer des dégustations gastronomiques, des activités sportives ou encore des soirées à thèmes. Un organisateur d’évènements professionnels peut vous aider à trouver les activités adaptées à votre projet.
En suivant ces conseils, vous serez capable d’organiser un séminaire qui satisfera tous les participants. Vous pouvez aussi miser sur la valeur sûre et déléguer l’organisation à un event planner.
