L’utilisation d’outils modernes vous permet d’atteindre vos objectifs d’entreprise de manière optimale. Un logiciel de planning performant vous aide notamment à bien gérer les ressources à votre disposition. Mais surtout, il permet de mieux organiser votre travail. Cette solution est un allié parfait pour la gestion de vos projets et vos missions répétitives. Cela dit, il faudra choisir une plateforme dont les fonctionnalités répondent à vos exigences. Voici quelques critères à considérer !
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Pourquoi utiliser un logiciel planning ?
Un logiciel planning est un outil moderne permettant de planifier vos nombreuses missions en entreprise. Outre le fait de préparer vos actions, il vous aide à définir les ressources à mobiliser et un délai pour exécuter chaque tâche.
Comme évoqué précédemment, il s’agit aussi d’une plateforme intéressante pour assurer la gestion des projets. Il vous offre une visibilité sur chaque tâche (détails, avancement, etc.), les délais et les ressources dépensées. Autrement dit, un planificateur facilitera vos prises de décisions. Et par conséquent, d’être crédible aux yeux de vos partenaires et clients.
Les critères d’un bon logiciel de planification
De manière générale, cet outil permet un gain de temps considérable, car le suivi de vos tâches se fera de manière informatique. Quoi qu’il en soit, ne vous précipitez pas lors du choix de votre logiciel. Pour commencer, vous devez définir vos attentes. Cette étape est importante, car elle vous aidera à identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin.
L’ergonomie
Peu importe l’outil de travail que vous utilisez, il doit bénéficier d’une interface facile à utiliser. Effectivement, si vous choisissez un logiciel pas assez ergonomique, il faudra un temps d’adaptation conséquent. Vous aurez même besoin de suivre une formation pour le maîtriser à 100 %, ce qui engendrera des coûts supplémentaires pour l’entreprise.
La modularité
Un logiciel de planification n’est pas uniquement destiné à un département de l’entreprise. Très souvent, il amène même les personnes de différentes sphères à collaborer. Aussi, votre outil doit pouvoir accueillir les données métiers venant d’autres logiciels. En plus, assurez-vous qu’il soit suffisamment flexible pour ne pas avoir à changer tout le temps de plateforme.
L’aspect collaboratif
Un outil de planification doit aussi être en mesure de centraliser les données utiles à plusieurs utilisateurs sur un seul espace de travail. Cela facilite le partage d’informations importantes, sans ouvrir d’autres applications. En d’autres mots, vous devez privilégier les logiciels de planning qui sont aussi des plateformes collaboratives.
Un espace collaboratif permet d’échanger des documents rapidement. Ils vous évitent également d’utiliser un autre service de messagerie instantanée. De même, avec une base de données centralisée, chaque collaborateur aura une visibilité sur l’avancement du projet. Chaque personne ayant accès à l’espace de travail pourra avoir un aperçu sur le déroulement des projets.
Pour terminer, soyez sûr d’avoir un programme qui puisse envoyer des notifications à ses utilisateurs. Ces alertes permettent de ne rater aucune information importante. Elles seront notamment utiles à l’approche de l’échéance d’une tâche.
L’automatisation des tâches répétitives
Certains gestionnaires sont affectés à des tâches répétitives qui sont en plus chronophages dans leur organisation. Si vous en faites partie, prenez un logiciel capable d’automatiser tout cela. En fait, celui-ci devra mémoriser des schémas d’organisation récurrents. Cela évitera de perdre du temps à reprogrammer un cycle d’organisation et à ressaisir les données.
Préférez également les programmes qui enregistrent plusieurs schémas de planning. Dans certains cas, votre logiciel propose un schéma d’organisation de tâches en fonction de la nature de votre projet. De cette manière, vous n’aurez plus à réaliser cela manuellement. Toutefois, assurez-vous d’avoir une option permettant de personnaliser ces schémas.
L’accessibilité
L’ordinateur a été, pendant des temps, le principal support de travail électronique. Heureusement, grâce aux avancées technologiques, le mobile a pris une place importante dans l’entreprise. Vous pouvez désormais accéder à tous vos espaces de travail avec votre smartphone ou votre tablette. Certains logiciels possèdent déjà une application optimisée pour l’affichage mobile. Et si jamais ce n’est pas encore le cas, vous pouvez toujours recourir à votre navigateur web. Cette solution est particulièrement intéressante pour le travail à distance.
Plus un logiciel sera accessible, plus vous avancerez rapidement dans votre travail. Avec ces nouveaux terminaux, il faudra juste quelques secondes pour ouvrir une plateforme. Vous pouvez d’ailleurs compter sur vos données mobiles et le Wi-Fi pour rester connecté en permanence. En faisant cela, vous serez au courant des dernières mises à jour concernant vos tâches.
Le reporting de données
Après la planification, vous devez faire un bilan des réalisations et identifier les écarts avec les prévisions. Un logiciel de planning doit être capable de générer automatiquement des rapports d’activité et de créer des tableaux de bord. Bien sûr, il faudra choisir des indicateurs concrets, tels que le turn-over des employés, le volume de ventes ou le chiffre d’affaires. Cette analyse des performances est utile dans la mesure où vous pourrez corriger les failles. D’ailleurs, grâce à la vue d’ensemble des tâches, vous connaîtrez exactement les responsables à approcher pour les ajustements.
En résumé, le choix d’un outil de planning doit se faire en fonction du gain de temps qu’il peut apporter. Préférez un logiciel ergonomique et compatible avec d’autres modules pour ne pas avoir à changer de plateforme.
